【最新版】ワークフローとは?ワークフローの解説とおすすめワークフローシステムのご紹介

 

最近「ワークフローの可視化」や「ワークフローの見直し」といった言葉を耳にする機会が増えてきたのではないでしょうか?withコロナの現代ではリモートワークが普及し、書類やハンコを必要とせず、オフィスに出社しなくても今までと変わらず業務を進めることのできるサービスの需要が高まっています。

では、そもそもワークフローとは具体的に何を意味するのか?業務においてどのように役立つものなのでしょうか。この記事では、ワークフローとは何なのか?ワークフローの改善や可視化するのに必要なシステムなどについて解説していきます。

そもそもワークフローとは?

ワークフローとは、一般的には「業務の流れ」を意味し、ある業務における「一連の流れ」を指します。通常、業務を進める際に「誰が」「どのように」「何をするか」などといった一連の流れが存在します。例えば、とある会社のサービスを導入する際のワークフローとしては、以下の流れが考えられます。

  • ステップ1:導入を決めた部署の担当者が稟議書を作成。直属の上長へ申請。
  • ステップ2:決裁権のある上長(部長や役員など)が承認
  • ステップ3:経理部が承認
  • ステップ4:導入作業へ

このように複数の人たちが関わる業務の手続きにおいて、あらかじめ決められてた手順・流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローといいます。

ワークフローを可視化することのメリット

ワークフローを可視化することで、日々の業務における問題点を明確化することができます。日常的に行われている業務の場合、どこに問題があるのか気づかないことがほとんどだと思います。ルーティン化されている日々の業務を洗い出すことによって、無駄な手順があることに気付いたり、どこで時間がかかっているのか問題点を明確化することが可能となります。問題点がわかれば改善方法を考えることができるので、業務効率化に繋げることができます。

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紙・メールで運用するワークフローの問題点

リモートワークが普及してきていますが、未だ紙やメールでワークフローを運用している企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、紙・メールでワークフローを運用することの問題点を挙げたいと思います。

  • 進捗状況がわからない
  • 承認者が誰なのかわからない
  • 承認者が席外しで対応に時間がかかる
  • 文書に手書きで記入するのでミスが起こりやすい
  • 文書を紛失してしまう
  • 過去の契約書を探すだけで時間がかかる
  • 印刷やハンコを押すだけで出社しないと業務が進まない
  • 紙代や印刷コストがかかる

ざっと例を挙げただけでもこんなにあります。耳が痛い方も多いのではないでしょうか?

従来の方法で運用してしまうと、コストだけでなく余計な時間や労力がかかってしまいます。これでは、せっかくワークフローを可視化し他の業務手順を改善しても効率化には繋がりません。この問題を解決し、より効率的にワークフローを運用するのにおすすめなのが「ワークフローシステム」の導入です。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、先に述べた業務の流れ(ワークフロー)をシステムによって自動化したものです。稟議書の作成・上長への申請といった業務のスタートから、決裁者の承認といったゴールまでの流れをシステム上で完結できるようになります。

紙の文書でのやり取りでは、「記入漏れや紛失」「承認者が明確になっていない、離席中で遅れが発生」といった問題点がありましたが、コンピューター上のデータでやり取りすることになるため、ミスや遅れを防ぐことが可能となります。

ワークフローシステムを導入するメリット

紙やメールといった従来の運用方法からワークフローシステムで行うように変更した場合、以下のようなメリットがあります。

1. 進捗管理が可能

紙やメールでの運用では、「いま誰の承認待ちなのか」「申請書が誰のところにあるのか」などといった進捗管理が容易ではなかったですが、ワークフローシステムの導入により、ワークフローに関する情報がシステム上で管理できるため、各業務の進捗状況を管理することが可能となります。

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申請・承認・決裁業務に関わる人物や情報を、システム上でワークフローを可視化することによって、紙の運用では把握しにくかったことが、データでやり取りすることでいつでも簡単に調べられますので、無駄な時間を防ぐことに繋がります。

2. 業務の効率化

紙での運用は書類を作成する手間がかかります。誤字脱字や記入ミスなどによる書き直しが発生し時間を取られてしまうことや、「この申請をするためにはどの書式を使えばよいのか」といった悩みが発生し、過去の申請書を探す作業に時間を取られることもあります。

加えて、リモートワークが普及してきている現代において、印刷やハンコをもらうためだけにオフィスへ出社をしなくてはならないのは非常に非効率です。

ワークフローシステムを導入することによって、書類を電子化することができるので万が一誤字脱字や入力ミスがあっても申請書を一から作り直すといった手間がなくなります。

また入力チェック機能が備わっておりますので、データ入力の段階で間違いに気づくことも可能です。システム上で管理しているので、過去の文書が必要になった際も「検索機能」によりすぐ見つけることができます。現物での管理ではなくなるので書類紛失の心配ありません。

また、ワークフローシステムを導入することにより、どこからでもアクセスすることができるので、申請や承認、決裁業務がシステム上でできるようになるので、従来必要だった紙の印刷やハンコをもらうためだけにオフィスへ出社する必要もなくなるので、オフィスへの移動時間を削減でき効率よく業務を進めることができます。

3. 内部統制の強化

ワークフローシステムでは、申請書ごとに承認プロセスを決めることができます。そのため、「誰がいつ申請をし、誰がいつ承認をしたのか」証跡や決裁に関する情報、またアクセス情報を可視化することができます。それによって、文書の改ざんを防ぐことができ、社内のコンプライアンス強化を図ることができます。

4. コスト削減

紙での運用だと、紙代や印刷代、インク代やFAXの通信費、郵送代などさまざまなコストが発生します。

ワークフローシステムの導入により、システム内の電子データでのやりとりとなりますのでペーパーレスを実現することができ、紙代やインク代、印刷代などにかかるコストを削減することができます

ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

では、実際にワークフローシステムを導入するにあたって、どのような観点で選べばいいのでしょうか?選ぶ際のポイントを説明します。

1. 社内の誰でも使うことができるのか

ワークフローシステムを導入し「これで業務効率が上がるぞ!」と喜んだのに、社内における申請者や承認者、管理者からしたときに、使いづらい・見づらい仕様であったら逆に業務効率は低下してしまいます。例えば、「誰でも簡単に使えるのか?」これは非常に重要となります。社内にはPCの操作に非常に慣れている人、そこそこ慣れている人、不慣れな人、などさまざまなタイプの人々が働いております。

PCの操作に不慣れな人からして、導入したワークフローシステムが非常に使いづらいものであれば、「紙の方がよかった」なんて声が上がってきてしまいます。

そのため、自社で働いている誰しもが簡単に使え、かつ、従来のワークフローにおける問題点を解決できるシステムを導入するのがよいでしょう。

2. コスト

ワークフローシステムは長く使うものであるため、月々のランニングコストが安ければ安いほどよいのは言うまでもありません。月々のランニングコストに加え、初期費用・ユーザーサポート費用・アカウント数に応じた月額料金など、総合的なコストを算出・比較検証して選ぶのがよいでしょう。

3. 機能

ワークフローシステムにはさまざまな機能があります。自社のワークフローをシステム化するにあたって「何を改善したいのか」「そのためにはどのような機能があれば改善可能か」をしっかりと洗い出しておく必要があります。システム導入後に「こんな機能が欲しかった」とならないよう、一部の部署で無料トライアルを試してみるのも一つの手段だと思います。

おすすめのワークフローシステムをご紹介

導入のメリットや選ぶポイントなどを解説してきましたが、ここで筆者がおすすめするKdanのワークフローシステムをご紹介します。

DottedSign

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世界170カ国でサービス展開しているKdan社のワークフローシステムです。「DottedSign」は「ワークフローを管理する」システムでありながら「電子サイン」という機能も兼ね備えているということです。

全てシステム上で行うのでペーパーレスの実現はもちろんのこと、申請・承認・決裁業務に関わる人物や情報の流れといったワークフローを可視化することができます。

また書類作成もシステム上で行うので、誤字脱字や記入ミスなどによる書き直しが発生することもありませんので、無駄な時間をとらせることもありません。

そんな「DotdeSign」の特徴は以下のとおりです。

1. 契約業務におけるワークフローを一元管理

すべての契約作業のステータスを一元管理でき、リアルタイムに決裁状況を確認することができます。決済状況が滞っている場合はリマインド機能として承認者へメッセージを送ることもできます。

2. 全てのデバイスで契約書の管理・電子署名が可能

AndroidやiOS端末、Windowsやmacなど、全てのデバイスを横断して契約書を管理、サインすることが可能です。デバイスが限定されずどこでも作業ができるため、作業場所がオフィスに限定されず、たとえもし出張先でPCにアクセスできない状況であっても申請、承認、決済といった業務を効率よく行うことができます。

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3. 安心のセキュリティ

ワンタイムパスワード認証により、署名者の認証が確認できるので、不正なアクセスからドキュメントを守ることができます。また、ドキュメントごとに利用者の名前やメールアドレス等、全てのログが残るので証跡や決裁に関する情報、またアクセス情報を可視化することができ文書の改ざんを防ぐことが可能です。

またAATL認証にも対応しておりますので、「有効な電子署名」として表示され、第三者が簡単にサインされた文書の有効性を確認することができます。

追加でおすすめするツールのご紹介

ワークフロー管理ツールとして「DotdeSign」のご紹介をさせていただきました。「DotdeSign」の導入だけでも、ペーパーレスの実現はもちろんのこと、申請・承認・決裁の業務効率が非常にあがります。

ただ、申請・承認・決裁以外にも紙は使われております。例えば営業資料。営業資料の印刷・修正のために出社をしている方もおられるのではないでしょうか。

そのため、「DotdeSign」加えてKdanの「PDF Reader」を入れることにより、業務効率化が非常に加速していきます。

そんな「PDF Reader」の特徴は以下のとおりです。

PDF Reader

1. デバイスを横断してPDF資料の編集・管理が可能

WindowsやMac、iOSやiAndroidといった全てのデバイスに対応しています。リモートワークや出張先といった場合でもデバイスを気にすることなく利用することができて便利です。

また、クラウドに同期することが可能で、クラウド上にあるファイルを直接編集することができます。いつでもどこでも、どのデバイスでもファイルにアクセスすることができるので資料の編集に困ることはありません。

⭐ 「PDF Reader」の詳しく利用方法とは:【2021】おすすめPDFリーダーアプリ/ソフト|PDFを管理・閲覧・編集

2. 多様な機能

PDF Reader」は、テキストや画像の追加や既存のテキストを直接変更、ファイル変換、PDFページを回転・トリミング・挿入・置き換え・結合、透かしを追加など、さまざまな機能を備えております。

 

まとめ

いかがでしたか?「ワークフロー」という言葉を最近よく耳にする機会が増えましたが、実は昔から当たり前に行われている「業務の流れ」という意味でした。

withコロナにある現代では、従来のワークフローでは業務効率が上がりにくくなっていきておりますので、この記事をきっかけに皆さまの業務効率が良くなれば幸いです。

作者: Takahiro Tsunematsu

日本市場のビジネス戦略やマーケティング部門担当 日本の大手企業から海外企業のコンサルを行っています! 好きなKdanのツールは「NoteLedge」

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