【経費削減とは?】経費削減をするべき理由と役立つツール4選

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企業活動を行う上で最も大事な指標の一つは「利益」です。多くの人は利益を出すために売上を伸ばすことに目が行きがちです。しかし、経費や出費について考えることも忘れてはいけません。経費削減することは売上を伸ばすことと同じぐらい、直接的に利益に関係しています。そのため、経費削減は企業の成長に不可欠です。本記事では企業の成長に不可欠な経費削減について、経費削減するべき理由やポイントを解説していきます。

経費削減とは?

そもそも経費削減とはどんな意味なんでしょうか。まずは言葉としての意味を見ていきましょう。経費削減の意味とは言葉の通り「経費を削減すること」です。言い方を変えれば「支出を抑えること」と言えます。ビジネスの場面においては、コストカットや合理化と呼ばれることもあります。では、経費とはどのような費用のことを言うのでしょうか?経費の定義としては、事業に関わる費用は基本的にすべてになります。

つまり、経費削減とは、事業に関わる費用を削減することを言います。

 

経費削減をするべき4つの理由

経費削減の意味や定義について抑えた所で、経費削減をする理由とは金銭観点だと認識されている方は少なくありません。もちろん経費削減において金銭的なコストカットを考えることは不可欠です。しかし金銭面だけを考えていては効率よく経費削減はできないのです。では何のために企業は経費削減に取り組むのでしょうか?経費削減をするすべき理由を詳しく解説していきます。

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1. 小さな経費削減の積み上げで利益拡大

利益と経費削減の関係とは「利益=売上-経費」で表すことができます。100の売り上げがあるが経費が80では利益は20しかありません。しかし、同じ100の売上でも経費を30に削減すれば利益が70になります。つまり、売り上げを上げるのだけでなく、経費を削減することも利益の拡大に繋がると言えます。

経費削減は直接利益に繋がることから、小さな経費削減を積み上げることでも利益拡大につながると言えます、しかし、小さな積み上げでけでなく、長期的に小さな経費削減を長く続けることも将来的には莫大な金額になることを忘れてはいけません。

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2. 雑務にかける時間を節約できる

経費削減で見落としがちになるのが時間です。経費と時間には大きな関係があり、単純に就業時間は経費に直結し、人件費や残業代といった時間ごとに考えられる経費では、無駄な時間を無くすことが経費削減になります。また下記で紹介する「アウトソーシング」のように経費削減を行うと同時に雑務にかける時間の節約に繫がります。

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3. 経費削減でお金と時間を適切な投資に回せる

経費削減することによって、企業内にお金と時間の余裕を生み出すことができます。そして、それらは新たな投資に回すことができます。そもそも会社経営には企業の成長という目的があります。企業は現状維持では、他の企業に取り残され、最悪の場合 潰れてしまうと言うこともあるためです。

企業の成長に必要になるものが利益です。利益がなければ企業の成長がなく、利益が多ければより成長することができます。経費削減でお金や時間を適切な投資に回すことで企業を成長させることができます。

4. 従業員のモチベーションアップや人材獲得

経費削減によって出た収益で給与やボーナスを増やすことで、従業員のモチベーションアップや優秀な人材を獲得することができます。従業員の給与アップには、生産性の向上や離職率の低下といったメリットが挙げられます。

特に従業員の離職率の低下は将来的に無駄な経費の削減に繋がります。もし従業員が離職すると新しく従業員を雇うための費用、育成させるための時間など最終的には経費がかさんでしまいます。また給料が上がれば優秀な人材を獲得することができ、優秀な人材により新しい発想や改革を行い企業の成長につながるとも言えます。

 

経費削減において見つめ直すべき4つのポイント

経費削減すべき理由を解説してきました。理由が分かっても経費削減の考え方が分からないという方も少なくないのではないでしょうか?また経費削減を考えるうえで抑えておかないと逆に費用が増えるということもあります。このようなことがないように経費削減の抑えるべきポイントや方法を紹介していきます。

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1. 業務とリソースの効率化

業務を効率化することによって無駄をなくお金と時間を削減することができます。業務やリソースを効率化するうえで大切になるポイントは環境の設備です。具体的な例で言えば、業務のマニュアル化です。マニュアル化には、手間のかかる引き継ぎや確認作業の時間、業務に必要な人数を削減できます。

2. アウトソーシング先の検討

アウトソーシングとは、日本語で外部委託のことです。多くのコストや工数、人件費がかかっている業務を低コストなアウトソーシングを利用することで経費削減することができます。安いアウトソーシングでは心配と思う人も少なくないと思います。

では、なぜアウトソーシングを活用することが経費削減につながるのでしょうか。その理由は、専門的に仕事を行っている委託先を都度必要な量だけ発注することができるため、優秀な人材を雇用するよりも安い価格で効率よく業務を任せられるからです。その仕事に特化した技術を持ち、効率良く低料金で多くの仕事をこなすことが可能になります。

3. ペーパーレス化(デジタル化)を進める

ペーパーレス化のメリットは大きく2つあります。1つ目は印刷コストを削減できることです。プリンターやFAXで使われる紙やインクは莫大な量になっています。紙として必要な書類もありますが見つめ直してみるとでデジタルでいいものが多く、経費削減に繋がります。2つ目はデジタル化による書類などの保管場所の節約、検索のしやすさといった作業の効率化、紛失リスクの低下につながります。また紙を使わないことにより環境保全にもつながります。

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4. 経費削減が妥当なのか

経費削減は会社ごとに何が有効でそうでないのかが異なり、有効でない策を実施しても会社にとってデメリットとなる可能性もあります。具体的には電気代の節約のために室温を上げるといったことが挙げられます。「夏場の室温を25度から28度に上げた場合、作業効率が6%低下する」という専門家の意見もあり、このことから姫路日市役所では、夏場の室温を25度にしたところ電気代7万円増加した一方で残業代を4000万円削減したという経費削減の成功例もあることから、何が妥当なのかを考える必要もあります。

 

経費削減におすすめツール4選

IT化が進む現代では便利なツールがたくさん出回っています。そのようなツールを導入することで簡単に無駄な経費を削減することができます。最近では、オンライン会議のようにZoomの導入で簡単に会議ができ交通費、人件費、無駄な時間などを削減きると実感した人も少なくないはずです。上記してきたポイントを踏まえて、私がおすすめする経費削減にツールを紹介します。

1. 支出管理ツール「Coupa

Coupa Softwareは、アメリカを本拠地としており、2016に上場、約14年半で時価2兆円を超え、支出管理ツール市場を代表する企業です。提供しているのは、会社全体での支出に関する全ての業務工程を、クラウド上の一カ所で管理できる支出管理ツールです。

Coupaの特徴は支出管理ができるだけでなく、プラットフォーム上で購買を行うことができること、値段や支出などをグラフなどにより可視化し比較しやすくすることができます。また可視化することで支出の節約につなげることができます。

2. 社内連絡ツール「Slack

Slack Technology社はアメリカの本社を置き、製品の有料プラン利用企業の数は85,000社を超え、日本ではソフトバンクグループが出資したとして注目されている企業です。提供しているSlackとは、元々ゲーム映像配信サービスを開発していた会社の社内コミュニケーション用ツールビジネスチャットツールを商用化した物です。

特徴としては、パソコン、スマホ、タブレットで使えるのはもちろん、ファイルなど種類に関係なく共有でき、過去に共有されたファイルも簡単に検索ができ保存もできます。また社内で使用している他のサービスと連携することも可能で、作業効率を上げることができます。

3. ペーパーレス化促進ツール「PDF Reader

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Kdan Mobileは台湾に本社を置き中国、米国、日本に展開しています。製品は世界167カ国に展開し、2億以上ダウンロードされています。提供しているPDF Readerは、PDFドキュメントの閲覧、編集、変換、署名ができるペーパーレス化促進になるPDFツールです。

特徴としては、何といってもコストの安さです。不十分ない機能と使いやすさを提供しており経費削減にもおすすめです。

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4. 契約業務の効率化ツール「DottedSign

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こちらもKdan Mobileの提供しているDottedSignは、モバイルとPCに対応する電子サインサービスツールです。電子サインにより、早く安全な契約締結・管理ができ、契約までの時間を短縮し作業効率を効率化することができます。

また特徴としては、世界で最も信頼される電子文書の信託サービスであるAATL認証に対応いておりセキュリティ面も安心です。

⭐ DottedSign導入事例:グローバル市場で契約業務を効率化

 

まとめ

経費削減することは利益の拡大に欠かせないと言えます。しかし、経費削減するうえ間違った経費削減や無理な経費削減を実行し、結果的に経費がかさんでしますことがあります。そのようなことがないためにも長期的に経費削減を行っていくということを忘れてはいけません。

今回ご紹介した経費削減すべき理由やポイントを踏まえ会社取って有益な策を考えてみてはいかがでしょうか。
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作者: Kdan Mobile

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