【バーチャルワーク】オンラインのオフィスで働き方改革とおすすめツール

昨今、在宅勤務が推奨されている多くの企業で注目を集めているのが、バーチャルワークです。似ている言葉として、テレワークやリモートワークがありますが、どれも正確な定義はありません。しかし、バーチャルワークという言葉は、既に1980年代から使われ始めていました。ではバーチャルワークにはどんな意味があるのでしょう。この記事では、そんなバーチャルワークについての意味と歴史、そしてバーチャルワークに必要なツールについて詳しく解説していきます。

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そもそもバーチャルワークとは?

バーチャルワークとは、一言でいうと、自分の好きな場所から充実したコンピュータ接続を通じて働くことを意味します。テレワークや、リモートワークと似ている言葉ですが、バーチャルワークというワードにはちょっとした歴史があります。そして、その歴史を見てみると、ただ遠隔で働くだけの意味ではなさそうです。では、その歴史を見ていきましょう。

バーチャルワークの歴史を紹介!1980年代からの働き方の変化

それではバーチャルワークの歴史を見ていきましょう。ストラテジー・アンド・タレント・コーポレーションCEOのタミー・ジョンズ、ロンドン・ビジネススクール教授のリンダ・グラットンによる著書、「バーチャル・ワーク 第三の波」によれば、バーチャル・ワークの普及には3つの波があったと言われています。その普及に伴い、労働者の働き方に変化が生まれたというのです。では、どのような波だったのでしょうか。

第1波 バーチャルフリーランサー

1980年頃、eメールやネットワークを使いバーチャルで働く人たちのフリーランス共同体が出現しました。これにより、ある会社の一員でなくとも、個人で開業する人が増えていきました。

そして、学生や、専業主婦、企業退職者が労働市場に参加するチャンスを得ました。一方、企業側も事業の状況に応じて契約相手を柔軟に変更でき、過剰要因を心配する必要もなくなったのです。さらに、社員として雇うべき人材をより厳選できるようになったのです。

第2波 バーチャル社員

第2波は、2000年初頭に重症急性呼吸器症候群(SARS)の蔓延により起こりました。社員がオフィスに集まれないにも関わらず、オペレーションの継続性が求められたのです。そこで再びバーチャルワークが注目されたのです。好きな時間に好きな場所で働ける自由が、従来までの個人から企業の社員にまで広がる事になったのです。

しかし、バーチャルワークが広まった時に働き手が懸念したのは、本来会社で培われる、共同体意識やコラボレーションの充実感が得られなくなってしまうことです。社員同士うまく連携してプロジェクトを行えるからこそ、会社の存在意義があると考えられるようになりました。さらに、経営者側からしても、社員同士の昼休憩や雑談などのちょっとした会話から、新たなアイデアが生まれることもある中で、それがなくなってしまう事態を懸念したのです。

第3波 バーチャル・コワーカー

第2波によってバーチャルワークが個人から企業にも広がり、懸念点も出てくる中、次はバーチャルワーカーが集える新たなコミュニティが考えられたのです。そのコミュニティとは、会社関係なしにモバイルワーカーが快適に仕事をするための施設を作ることでした。

イメージで言うと、航空会社のマイレージ会員用ラウンジから空港をなくしたような感じで、リクライニング・チェアから、仕事用のテーブル、立派な会議室などが用意されていたのです。ここで、他業種のバーチャルワーカー仕事をするコミュニティを作ったのです。

これで、昔ながらのオフィスにあった、他のプロフェッショナルたちとの現場での交流を実現できたのです。通常は一人で働いているバーチャルワーカーをこのようなコミュニティを作ることによって結びつけ、刺激しあえる作業空間にしたのは画期的だったといえます。

このようなコワーキングスペースは、既に世界に2000箇所以上あるといわれていて、現在もどんどん増えてきているようです。

⭐ 在宅勤務に関するそのメリット・デメリットと推奨ツールについては、
こちらをご覧ください

バーチャルワークで成功する企業の必須条件とは?

新型コロナウィルスの影響でバーチャルワークのバーチャルワークの第4の波が再来していると言っても過言ではないでしょう。では、これからバーチャルワークを導入するにあたって、企業にとって何が必要になってくるのでしょうか。

それは、間違いなく「ツールが充実していること」です。ある企業でとられたアンケートで、「バーチャルワーク・リモートワークの課題はどのようなものがあると感じていますか?」という項目がありました。そして、そこで得られた回答の中で最も多かったのが以下の2つでした。

1.「対面よりコミュニケーションが難しい」

2.「書類に勤務先のハンコを押印する必要があり、上司の承認・決済がとりにくい」

1つ目の回答に関しては、既に取り入れている企業が多いかもしれませんが、Zoomや、Wherebyなどのツールを使えば、複数人数でのオンライン会議を開くことができます。

これらのツールを使うと、対面で話しているのと同じ感覚で会話したり、会議に参加できたりします。このようなweb会議システムは、一般企業以外にも、学校などの教育機関や私達の生活など、幅広く取り入れらるていますね。

一方、2つ目の回答に関しては、まだ解決できていないところもあるようです。日本のハンコ文化に疑問を呈する記事もネットニュースで流れていたのは記憶に新しいと思います。

しかし、今「電子サイン」というツールが大変注目を集めているのです。このツールを使うことによって、契約の署名や、上司の署名をオンラインで完結できてしまいます。しかも、お互いにその履歴をいつでも確認でき、セキュリティも確保されているツールもあります。まさに、バーチャルワークにぴったりなツールなのです。

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上で紹介した中で、Web会議システムは既に取り入れられていると思うので、この記事で紹介したいのは、「DottedSign」という電子サインのツールです。実はこのツールは、バーチャルワークをする上で欠かせないツールなのです。ここでは、DottedSignの特徴を3つご説明します。

1.コストが安く導入がしやすい

料金は他の会社のサービスと比べて良心的になっています。一番低価格で提供しているものでも、一人あたり$4.99/月で始めることができます。さらに、1人単位から使用することができるプレミアムプラン、複数人で使用できるビジネスプラン、企業向けのプランと、色々な規模に対応しています。

2.無料で始められ、必要次第で機能をアップデートできる

DottedSignは誰でも無料で始めることができます。また、必要次第では機能をアップデートすることができ(プレミアムプラン)、より一層契約業務を効率的に行うことができるようになります。具体的には、プレミアムプランを利用することでアカウント数を増やせたり、制限なく契約タスクを送信できたり、契約のテンプレートを複数作成し契約業務を効率化することができます。

3.セキュリティ性が高く、法律に遵守

電子サインを使って契約をする際、セキュリティは非常に重要な要素といえます。DottedSignでは、セキュリティ対策に力を入れているのです。まず、契約の全プロセスを暗号化しています。さらに、契約ファイルごとに監査証跡を提供していて、関係者全員の名前、メール、IPアドレス、デバイス情報、タイムスタンプ等のファイルステータスが全て記録される仕組みをとっています。複数のセキュリティ対策を組み合わせているのも、DottedSignならではであると言えます。

 

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新型コロナの影響により多くの企業がリモートワークへとシフトする中、今後「バーチャルワーク」という新しい働き方が世界で普及していきます。この度、バーチャルワークの必須ツールである電子サインを御社のビジネスに即日導入することができる「DottedSign」を90日間無償提供いたします!

モバイル端末やデスクトップ端末を利用し、PDFドキュメントへの電子サインや電子印鑑の追加、取引先への依頼を簡単に行うことができます。

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バーチャルワーク:まとめ

ここまで、バーチャルワークについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。バーチャルワークの導入、そしてそれに伴う、Web会議システムやDottedSign」などの電子サインのツールの導入により、コロナ苦を乗り越える事ができたら良いですね。そして、これを機に、私達の将来の働き方も変わってくるかもしれません。今後のバーチャルワークの普及に目が離せません。

作者: Takahiro Tsunematsu

日本市場のビジネス戦略やマーケティング部門担当 日本の大手企業から海外企業のコンサルを行っています! 好きなKdanのツールは「NoteLedge」

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