仕事効率化のアイデア3選|仕事効率化を成功させる手段とツールを紹介

仕事 効率化

一般的に仕事の効率を上げる方法として、以下の7つの方法がございます。
「目標の設定」「優先順位を決める」「得意な仕事から始める」「整理整頓をする」「時間を決める」「タスクを抱えすぎない」「システムやツールの活用」

今回はソフトやクラウドの活用事例として、PDF Readerの機能を有効に活用し、仕事の効率を上げる3つの事例をご紹介します。ソフトとクラウドをうまく活用することで、営業や現場での仕事を効率化し今以上にビジネスを加速させることができます。

作業効率が悪い理由とは?仕事の効率を上げる3つのアイデア

人生において仕事をしている時間というのは非常に大きい割合を占めています。自分の大切な時間を使っている仕事だからこそ、少しでも効率化して残業を減らして、自分の時間や家族との時間を増やしたり、チームの仲間をフォローしたりしたいですよね。

そのような効率の良い仕事の進め方が、昇進に繋がったりするケースも多くあります。しかし、自分の仕事の進め方を見つめ直した時に、「自分は効率が悪い」と感じる方も少なくないのではないでしょうか。

「自分は仕事の効率が悪い」と感じていても、自分に合った仕事効率化ツールを見つけて上手く活用することで改善できることもあります。では、今回は誰でも無料でダウンロードできるPDF Readerを活用した仕事と効率化事例をご紹介します!

⭐ おすすめのPDFリーダーとは?:【無料で全OS対応】編集・共有が可能なおすすめのPDFリーダーとは?

1.PDFに簡単電子サイン!営業業務の仕事の効率化事例

営業担当者は日々大小さまざまなタスクをこなしていますが、それらの多くの作業はクライアントの目に触れられることはありません。

作業効率化 電子サイン
電子サインをPDFに追加。

Document 365のモバイル版PDF Readerアプリを使用すると、提案書や契約に必要な書類をKdan CloudやGoogle Drive上でクライアントに簡単共有できます。そして、PDFの更新や同期、署名、フォームへの入力、ページの整理、ファイルの分割・結合などの作業を全て一カ所でおこなうことができます。

特に、従来は難しかった外出先でのサインも可能になるため、営業の契約業務を効率化し、お客様をお待たせすることなく仕事を進められます。そのため、こちらの進捗状況もリアルタイムで確認が出来るため、信頼獲得にも繋がります。

(*ドキュメント管理の最適化 = クライアント獲得の最大化)

2.クラウドを使ってチームメンバーに簡単共有することで仕事の効率化!最前線のスタッフの声をすばやく本社へ

お客様の声を仕事に活かすには、ホテルの受付係、技術者、営業担当者といった、毎日お客様と向き合っている従業員に聞くのが一番の方法でしょう。

Kdan CloudPDF Readerと連携し、処理速度の速さを維持しつつ、全ての業種の方に快適に使用してもらえるよう、作業に合わせて細かく設定することが可能です。またPDFに音声メモを添付して、チームメンバーにすぐに共有したりすることもできるようになりました。

お客様からのフィードバックシートや契約書も外出先で記入し、共有することで、すぐに作業改善に役立てることが出来ます。

従来では外出先からオフィスまで戻らないとチームメンバーと情報の共有ができませんでしたが、Kdan CloudPDF Readerを連携することで外出先でもリアルタイムに情報を共有することができるので、非常に仕事を効率化することができます。

(最前線のスタッフの結束力=お客様の笑顔)

3.ペーパーレスを促進で仕事の効率化!医療や法務の現場でも役立つ

医療 法務 作業効率化
メールやショートメッセージで送られてきたファイルを PDF Readerで閲覧や保存が可能。

今や医師や弁護士などの専門家を含むほとんどの人がメールやショートメッセージ、ビジネスチャットを利用しています。日々目まぐるしく変わる状況の中で、移動中に最新情報に基づいて行動することは、結果の明暗を分けることに繋がることだってあります。

Document 365を利用することで、外出中にメールやショートメッセージ、ビジネスチャットなどで送られてきたファイルをそのままPDF Readerに保存し、すぐに対応することができます。また、Kdanのオンラインコンバーターを使用して、関連するメモやスライド、スプレッドシート、その他の資料をPDFファイルに変換することもできます。また、従来紙の利用の多かった医療や法務の現場でも、ペーパーレスを実現させ、作業効率を高めます。

⭐ ペーパーレス化の詳細についてはこちらへ:ビジネスのペーパーレス化を促進する3つのアプリ|電子サイン・PDFリーダー・スキャナ

医師は、モバイル端末で患者の記録やX線、その他のスキャンデータを送受信し、重要な判断をより迅速に行うことができます。弁護士は、外出先でも新たに開示された情報に基づいて行動することができます。

これら全ての操作がiOS、Android、Mac、Windowsなどの全デバイスとプラットフォームで利用できます。PDF Readerを活用して、さらに最適な情報に基づいた意思決定をしましょう。

仕事の効率化:まとめ

いかがだったでしょうか?

ツールを上手く活用することで、資料を素早く作成できたり、お客様への報告時間を削減させたりすることができます。また、Cloudでファイルを管理することで、外出先でもモバイル端末を使って対応することが出来るため、隙間時間を無駄なく活用し効率的に作業を進めることができます。皆さまも是非、PDF Readerを活用して日々の仕事の効率化に繋げてください。

作者: Kdan Mobile

創造性と生産性を高めるSaaS企業であるKdan Mobileの公式Twitterです。 製品:✍️電子署名サービス #DottedSign (ドットサイン )、📄萬能PDF編集ツール PDF Reader (PDFリーダー)、🎨手書きアニメ AnimationDesk (アニメーションデスク)、🗺絵描きノート NoteLedge (ノートレッジ)、 と 🎬動画制作/編集アプリWrite-on Video。

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