【2021年最新】ペーパーレス化に欠かせないツールとおすすめ紹介

ペーパーレス

 

今回は、ペーパーレスについて基礎から導入方法まで解説します。経費削減、地球環境保護などの観点から注目されているペーパーレス。ペーパレスに関心があるけど、どのようなことをすればいいのか分からない方も少なくないと思います。今回は、簡単にペーパーレス化ができるツールや選び方を解説します!

ペーパーレスとは?

ペーパーレスとは、言葉の通り紙を減らすことで、紙の資料を電子化することを言います。また、ペーパーレスを進めることを「ペーパーレス化」と言われています。具体的なペーパーレス化の方法としては、FAXを電子メールで行ったり、カタログ、日報、勤務管理などを電子で行うことでペーパーレス化を実現させることが出来ます。しかし、紙での保管が義務付けられている文書があるので気を付けましょう。

ペーパーレスが注目される理由とは?

ペーパーレスが注目される背景として、電子帳簿保存法の改正と働き方改革が挙げられます。

 電子帳簿保存法の改正によって規制が緩和されました。これにより、これまでは電子化することのできなかった書類などを電子化することが出来るようになったり、書類をカメラなどでスキャンすることや電子取引などは可能になりました。

 働き方改革は、一人当たりの労働生産性の向上を目指しています。労働生産性を上げる方法として、ペーパーレスは有効です。紙媒体では、会社でしか仕事を行うことが出来ません。しかし、電子化することで在宅勤務やテレワークなど様々な働き方に対応することが出来ます。

これらの電子帳簿保存法の改正と働き方改革により、ペーパーレスが注目されています。

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ペーパーレスのメリットとは?

検索しやすい

デジタル化することで、検索がしやすくなります。紙の資料の場合、棚からファイルを取り出し、そこから必要な書類を探さなければなりません。しかし、デジタル化すると、検索機能を利用できるので、パソコン一つで必要な書類を簡単に見つけることが出来ます。ファイルを探すという、工程は揚力が必要で時間も掛かります。そんな無駄な時間や揚力を削減することが出来ます。

保存による劣化が起こらない

紙はどうしても劣化してしまいます。破れてしまったり、濡れてしまったり、文字が読みにくくなってしまったり事故や経年劣化が起こる可能性があります。しかし、デジタルで保存しておけば、劣化することもなく、クラウドで保存すれば、パソコンが壊れたりUSBを無くしてデータが消えると言うことも無くなります。

コスト削減

コスト削減

ペーパレスを行うことで、コストの大幅な削減を行うことが出来ます。保存資料、契約書類、会議資料など様々な紙媒体において、紙代はもちろん、インク代や保存コストも削減することが出来ます。またこれらを削減することで環境問題大佐策にもつながります。

在宅勤務・テレワークを推進

そもそも在宅勤務やテレワークは、ペーパーレスが前提で行われています。紙媒体の資料をオフィスにあれば、必然的に出社しなければならなくなります。それでは、在宅勤務やテレワークを行うことが出来ません。そこで、資料をデータ化することで、パソコンやスマホがあれば家など、好きな場所から業務を行うことが出来ます。このようにペーパーレスを進めることで在宅勤務やテレワークも進めることが出来るのです。

ペーパーレス化に必要なツールとは?

情報共有ツール

情報共有ツールとは、社内外で業務の進展や顧客情報、社内でのコミュニケーションなど、ビジネスではなくてはならない情報の共有を円滑に進めるためのツールです。

情報共有を紙媒体の書類で行っていたり、付箋をデスクに貼っているなんてことがあると思います。そんな、紙媒体での情報共有は、無駄な紙を使うのはもちろん、デスクの近くになければ伝わらないなど、緊急時に役に立たなかったりします。しかし、情報共有ツールは、パソコと通信環境さえあればどこでも情報を共有でき、またビジネスに特化した機能があるので業務の効率化にもつながります。

Web会議ツール

Web会議ツールは、パソコンやスマホなどを通してオンラインで会議やミーティングを行うツールです。画面共有機能などがあり、書類を印刷しなくても資料を共有出来たりと、ペーパーレスを進めることが出来ます。その他にも、在宅勤務やテレワークを行う上で必須のツールなので押さえておきましょう。

電子署名

電子署名とは、言葉の通り契約書などに署名するツールです。

電子署名を活用すれば、紙の契約書を無くすことはもちろん、どこへいても上司や取引先に署名が必要な書類を送り、署名することが出来るので業務の効率化を進めることが出来ます。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、出勤・退勤はもちろん社員の労働時間や休日など勤怠に関する事柄を全てインターネット上で管理することが出来ます。

紙媒体の勤務管理を行っていると、紙が無駄なのはもちろん、最終的に手動で勤怠管を行わなければならなくなります。勤怠管理ツールを使えばすべて自動で行うことが出来るのに、人の手で行っていては、労働生産性がとても低くなります。

ペーパーレス化に必要なツールの選び方

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶうえで、注目すべきポイントは3つあります。

1つ目のポイントは、「社内で必要な機能が備わっているか」という点です。

高性能な情報共有ツールには、チャット、スケジュール管理、タスク管理、Web会議、勤怠管理など様々な機能が備わっています。しかし、機能が豊富になれば値段も高くなってしまいます。企業の大きさによっては、情報共有ツールの機能では不十分であったり、使わないような機能が備わっていたりします。そんな必要のない機能を備えたツールに高い費用をかけることは、無駄と言えます。粗油ならないためにも社内で必要な機能が備わっているツールを選びましょう。

2つ目のポイントは、「どの端末に対応しているのか」という点です。

社内で共通の端末を貸し出しを行っている場合は、その端末に対応しているツールを選べば大丈夫です。しかし、多くの企業では、社員が各自で持っているスマホやパソコンを使用していることが多いと思います。各自でばらばらの端末を使用している場合、すべての端末に対応しているツールでなければ、ツールを使用できない社員が出てくる恐れがあります。そうならないためにも、どの端末に対応しているのかを踏まえてツールを選びましょう。

Web会議ツールの選び方

オンライン会議

Web会議ツールを選ぶ時のポイントは、「同時接続台数」と言う点です。

大人数での会議をよく行う企業では、大人数でもツールが処理落ちしない物を選びましょう。物によっては、一定人数を超えると有料の物などがあるので、企業の規模や、会議は内部だけなのか外部とも行うのかを踏まえて、選びましょう。

電子署名の選び方

電子署名の選ぶうえで、注目すべきポイント2つあります。

1つ目のポイントは、「署名したい書類の種類」という点です。ツールによって対応している書類が異なります。どの書類を電子署名かすることで、ペーパーレスにつながるのかなどを案が得て選びましょう。

2つ目のポイントは、「法的効力」という点です。電子署名にも法律が関わっています。法的なものが関わらない簡易的なものは関係ないですが、国などに提出しなければならない書類などを電子署名で行いたい場合は、法的に有効なのか押さえておきましょう。

勤怠管理ツールの選び方

勤怠管理ツールの選ぶうえで、注目すべきポイントは「企業の規模」です。数人と100人では使うべきツールは異なります。数人の場合は無料のツールで充分ですが、無料のツールで100人の勤怠を管理するのは、骨が折れます。このように企業の規模に合わせた、勤怠管理ツールを選びましょう。

ペーパーレス化におすすめのツールを紹介

簡単にペーパーレスを推進できるツールをご紹介します!具体的にどのツールを使えばいいのか分からない人必見です。

スキャンアプリでペーパーレス化「Pocket Scanner

Pocket Scanner

ペーパーレスを進めたいけど、紙の書類が多すぎてどうすればいいかわからないなんて企業も少なくないと思います。通常では、コピー機で一枚一枚スキャンしなければいけません。そこでおすすめのツールが「Pocket Scanner」です。基本的な機能としては、書類やレシートなどをカメラでスキャンするのはもちろん、スキャンした画像にテキストなどを挿入することが出来ます。その他にも、OCR機能という文章を読み込みテキストとして起こすことができます。もう1つの注目すべき特徴として、モバイル端末からFAXを送信するという点です。ペーパーレスが進んでいると言っても現代の日本では、FAXを使用している企業は少なくありません。コピー機のない企業やコンビニでスキャンするには書類が多すぎる企業におすすめです。

電子署名でペーパーレス化「Dotted Sign

DottedSign

Dotted Signは、電子署名ツールです。Dotted Signを使えば、契約書やアンケート用紙など様々な書類に電子でサインをすることが可能になります。もちろん電子で行ったサインや書類をオンラインで管理でき、メールなどで書類を送信ができるので、紙媒体で印刷を行い、封筒に入れ郵送すると言った面倒な作業を行う必要がなくなるとともに、ペーパーレスを進めることが出来ます。

PDFを活用しペーパーレス化「PDF Reader

PDF Reader

ペーパーレス化を行うのにあたって、紙の書類から、電子ファイルをメインで使うことが多くなります。また、企業間で電子ファイルをやり取りする場合、PDFファイルを使うことが多くなります。そのためペーパーレス化を行う上でPDFは必須と言えます。そんな必須となるPDFを活用するためにも、PDF ReaderでPDFの編集・活用を行いましょう。

PDF Readerは、クラウド機能を搭載しているので、スマホやパソコン・タブレットなど全ての端末から、PDF化された書類を閲覧することが出来ます。PDF化したデータを会社に忘れてしまっても、家から閲覧することが出来ます。その他にも、手書き機能やテキスト入力など編集に必要な機能がすべて備わっています。

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まとめ

ペーパーレスを行うことは、管理体制やDXを進めるきっかけとなります。特にツールを使うと簡単にペーパーレスを始めることが出来ます。しかし、企業と合ったペーパーレスを進めなければ、逆に企業に不利益になってしまうことがあります。そうならないためにも自社と 合ったペーパーレスを進めていきましょう。

投稿者: Takahiro Tsunematsu

日本市場のビジネス戦略やマーケティング部門担当 日本の大手企業から海外企業のコンサルを行っています! 好きなKdanのツールは「NoteLedge」

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