ペーパーレス化を簡単に進めるには?活用方法とおすすめアプリ3選

ペーパーレス 方法

リモートワークが日本にも浸透する中、ZoomやSkype、Slackといった多くツールが企業でも使われるようになりました。そして、このリモートワークと同時に、オンラインで書類を共有できるツールも注目を集め、業務のペーパーレス化を進んでいます。今回は、ビジネスの場でペーパーレス化を促進し、業務を効率化する3つのアプリを紹介します。

ペーパーレス化する方法とは?

近年、デジタル化に着手する企業が増加しています。身近なコンビニや、ファミリーレストランで自動レジや、タッチパネルでの注文を経験した事はないでしょうか?実は、飲食店に限らず、ビジネスを行うほとんどの企業でデジタル化は進められています。

とはいえ、デジタル化といっても、様々なデジタル化があります。DX(デジタルトランスフォーメーション)と言われる、デジタル化によって、会社全体のシステム自体を刷新していく方法や、まずは社内の業務効率化を図って、その会社に適したアプリを導入していく方法などがあります。

この中でも、アプリの導入は無料で導入できるという事もあり、デジタル化の最初の一歩として始める企業が多いです。今回はどんな業界の企業でも簡単に導入することができ、ペーパーレス化を促進する事で業務も大幅に効率化できるアプリを紹介していきます。

ペーパーレス化をビジネスの場面で活用するおすすめアプリ3選

契約業務

1.契約業務を効率的にするDotted Signの電子サイン

電子サインアプリであるDottedSignは、提案書や契約書、アンケート用紙など様々な書類に電子サインが可能です。また、それだけではなく、契約書をオンラインで管理できるため、書類の印刷や郵送なども不要になり、作業の効率化を図ることができます。Dotted Signの電子サインの特徴を3つ紹介します。

簡単3STEP

・署名箇所が見やすいように作られている

電子サインの使う場合、署名の箇所を文章で細かく説明する必要があります。しかし、DottedSignの電子サインは、書類の署名箇所が分かりやすいように作られています。そのため、一人一人に署名する箇所を書いたメールを送信するのではなく、一斉に書類を送信することができるため、業務効率化が期待できます。

業務の効率化

・ 契約の進捗状況が一目で確認できる

メールやトーク履歴から署名済み、または未サインの契約書を探すのに苦労している方も多いのではないでしょうか。DottedSignを使うと、契約書類の進行状況を確認でき、簡単に追跡することができます。現在誰が作業中か、誰がサイン待ちの状況なのかが一目で分かり、契約を管理するのに最適です。

契約プロセスを簡単に把握

画像:左から、作業進捗バー、タイムラインでタスクを管理、検索ツール

・デジタル管理で書類の流出や紛失のリスクを回避

DottedSignは書類をクラウドに保存するため、スマートフォンやタブレット、パソコンなど、様々な端末から書類にアクセスする事ができます。また、クラウドデータが無くならない限り、書類が流出・紛失する事は決してありません。また、変更履歴はすべてタイムスタンプ付きで管理されているので、無断で改ざんする事も難しくなっています。

2.オフィス、リモートでも、デスクワークを最適化するPDFリーダー

在宅ワークや取引先などの会社外で作業をする機会の増加に伴い、従来の紙業務から、PDFファイルなどの電子ファイルの資料を使ってやり取りする場面が多くなりました。PDFを活用して業務の効率化を促進するPDFリーダーの主な特徴を紹介します。

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・データがクラウドに保存されるため様々なデバイスでPDFの閲覧が可能

PDFリーダーは、スマホ・パソコン・i Padなど、様々なデバイスに対応しているため、オフィスや家、外出先など様々な場所からデータにアクセスでき、閲覧することができます。また、データはクラウドに保存されるため、どこからでも、作業が途切れることなく継続することができます。

・手書き、ハイライトなど編集ツールが豊富

PDFファイルを開いた時にファイルを編集したり、コメントを書き加えたりしたいと思ったことはありませんか?本来なら、PDFの資料は編集することができませんが、PDFリーダーを使えば、多用な編集ツールを使うことができます。

例えば、文書が編集できたり、文章にコメントやハイライトを付け加えたり、タッチパネルで手書きのサインをしたりすることが可能になります。

・OCRコンバーター機能で書類をスキャン

光学式文字認識(OCR)とは、テキストや画像を読み取り、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。これにより、文書から内容を抽出して変更したり、キーワード検索などをすることができます。OCR機能付きのPDFリーダーを利用すると、PDFファイルかテキストや画像をスキャンしてドキュメントを作成することができます。いちいち手入力する手間を削減でき、非常に便利です。

3.どんな書類でもスキャンできるPocket Scanner

Pocket Scannerは上のPDFリーダーにも含まれていたOCRを使ってどんな書類をスキャンできます。また、スキャンに特化しているため、スキャンに関しての多様な機能を持ち合わせています。以下で、主な特徴を紹介します。

・スキャンした書類をそのままPDFに変換できる

多くの場合、資料をスキャンした時に、いろんなデバイスに適応できるPDFファイルに再び変換されます。しかし、Pocket Scannerを使えば、はじめからスキャンした資料をPDFでパソコンに取り込めるため、非常に便利です。

・複数書類を1つのPDFにまとめられる

連続キャプチャーボードと言われ、複数枚の原稿を読み取って、1つのPDFファイルに保存することができます。複数のPDFの書類を整理する時や、他の人に送信する時に、バラバラに保存されてしまうと、探すのに時間がかかってしまう場合があります。Pocket Scannerを使えば、パソコンに複数のPDFを取り込む段階で、1つのPDFにまとめることができます。

・高度な画像処理で高画質な画像を取り込める

資料をスキャンするする時に、文字だけをスキャンするアプリをありますが、Pocket Scannerは画像をしっかりスキャンできます。そして、その画像も、画質を落とすことなく、そのままスキャンできます。

ペーパーレス化と活用方法:まとめ

ペーパーレスの促進は、今まで紙をベースに業務を進めてきた企業からしたら大きな変化です。しかし、様々ツール、アプリを活用する事で、紙と時間の節約でき、業務も効率化されます。

また、企業のデジタル化は、コストがかかったり、その手に詳しい専門家がいないとできないと良く言われます。しかし、アプリの導入は無料で簡単に企業に導入できるため、まさにデジタル化の最初の一歩に最適です。


作者: Kdan Mobile

創造性と生産性を高めるSaaS企業であるKdan Mobileの公式Twitterです。 製品:✍️電子署名サービス #DottedSign (ドットサイン )、📄萬能PDF編集ツール PDF Reader (PDFリーダー)、🎨手書きアニメ AnimationDesk (アニメーションデスク)、🗺絵描きノート NoteLedge (ノートレッジ)、 と 🎬動画制作/編集アプリWrite-on Video。

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