起業の際に気をつけたい3つの注意点|設立時のPDFドキュメント管理方法も紹介!

いつか起業したいと思っている人や、独立での開業を目指している人の数は増えているのではないでしょうか。しかし、「起業したい」と思っていても、実際に起業するにはどのような手続きをするのか、どんな心構えを持てばいいのか分からないという人は多いでしょう。また、手続きに必要なPDFドキュメントの管理方法に疑問を持つ方も少なくないかと思います。

今回は起業をする前の手続きや心構え、PDFドキュメントの管理方法について紹介します。

1. 会社設立手続きの注意点

起業をするには会社設立手続きが必要になります。まずすべきなのが定款の作成になります。定款は会社の決まりのようなもので、事業目的や会社名、所在地などを決める必要があります。認可を受けた定款は法務局に提出する必要があり、法務局での認可が行われて正式に会社の設立になります。

会社の設立が完了したら、会社の税の手続きをするために税務署に法人設立届出書を提出したり、社会保険に加入するために年金事務所や労働純監督署に行く必要があります。この時、様々な重要書類をPDFドキュメント形式などで扱うため、PDFドキュメントは安全性の高いクラウドやパソコンに一括管理しておくことが大切です。

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2. 契約に関する注意点

一人で会社設立するケースも増えてきていますが、創業時に共同創業者・株主を入れる場合もありますし、事業を拡大する上で社員を雇うケースも増えてきています。複数人で創業する場合、後で揉めないよう、契約まわりはしっかりと決めておく必要があります。

創業当時は株の価値はほぼゼロに等しいですが、ビジネスの成長や資金調達によって、起業の価値は上昇していきます。共同創業者が「いざ去る」となった時に株の配当で揉め、重要な時間を失うのは避けたいものです。

創業時にはきちんと契約書を交わす暇もないと思いますが、さまざまな場合を想定し、個人間同士で覚書を結んでおくと良いでしょう。

最後に、機密保持契約(NDA)についてです。NDAは、知的財産(IP)を開発している企業にとって非常に重要な契約です。本来なら自分や自社内の限られた人間のみで保持したい機密情報を事業上の必要から自社内や他社の人間に教えざるを得ないということがあります。

このような場面では、NDAを締結し、相手に対して機密情報の利用や漏洩を禁止し、万一破った場合には損害賠償請求を行う旨を規定しておくのが一般的です。必要な時にすぐに確認できるように、署名済みのNDAや会議の内容、関係資料などをプロジェクトごとにPDFドキュメントやファイルで管理しておくことをおすすめします。

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3. 知的財産の保護に関する注意点

あなたのアイデアが革新的なものであれば、会社はいっきに収益を上げられる可能性があります。しかし、それは同時にあなたの製品またはサービスやビジネスモデルを他人にコピーされる危険性もはらんでいるのです。盗用や模倣を防ぐための方法をいくつかご紹介します。

紙メモは要注意

アイデアはいつどんな時に浮かんでくるか分かりません。とりあえず裏紙にメモして、その後どこに行ったのか分からなくなって、探すといった経験をしたことのある人も少なくないのではないのでしょうか。もしあなたのアイデアが本当にあなたのアイデアであることを証明しなければならない場合、裏紙に書いたメモもとても重要になるかもしれません。製品の開発に関連するあらゆる書類を指定のファイルに入れて管理しておくことをおすすめします。

法的保護の設定

会社で扱う製品やサービスなどによって知的財産を保護するための法的手段は異なってきます。最も一般的なのは、特許・著作権・企業秘密の3つです。

① 特許

特許は新規性のある高度の技術的発明をした者またはその権利を継ぐ者の出願に基づいて、政府がその権利を一定期間保護するものです。

② 著作権

著作権は自己の著作物の複製・翻訳・放送・上映などを独占する権利。会社は、ロゴやデザイン(アプリのユーザーインターフェイスなど)、バックエンドコードなどの非物理的なアイテムの著作権を希望する場合があります。

③ 企業秘密

著作権と特許は、知的財産を保護する最も広く知られた方法の2つですが、同じ欠点を持っています。これらは、いったん提出されると公の記録として残ります。それにより、競合他社が正確な設計を複製することはできませんが、少し変えて同様の製品を作成したり、コードを少し変えて作成するといったことを止めることはほとんどできません。登録上は模倣したものでも別のデザインのものとして扱われ、実際には特許や著作権によって保護されていません。

この問題を解決するための別の方法としては、営業秘密の保護を取得することです。企業秘密は、「ビジネスで使用され、他の人には知られていない情報の公式、パターン、デバイス、または編集物を保護し、ビジネスに競争上の優位性を与えます」(FindLaw)。例えば、コカ・コーラの「秘密のレシピ」などです。

ファイルはセキュリティが十分に確保された安全な場所に保存し、ファイル名は紛失しにくい名前にしておきます。そうすることで、企業秘密が誤って外部に公開されるのを防ぎます。

会社でドキュメントを管理する場合には、保持するための十分なストレージを確保し、ログを記録して証拠を残しておけるようにします。委託している法律事務所にも重要書類を残しておくべきですが、備え過ぎくらいでちょうどいいです。

 

まとめ:PDFドキュメントを適切に管理し、起業を効率的に!

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