【PDFにパスワードをかけるならこのアプリ】パスワードをかけるアプリ

PDF パスワード

重要な書類を印刷形式のまま受け渡しができるなど、メリットの多いPDFファイルですが、情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクが気になる方も多いでしょう。それらのリスクを軽減させるためには、PDFファイルにパスワードをかけることが大切です。

今回はPDFファイルにパスワードをかける方法や種類、PDFファイルにパスワードをかけるのにおすすめのアプリをご紹介します。
PDFにパスワードをかける方法を学んで、セキュリティ対策をしっかりとしましょう!

PDFファイルにパスワードをかける必要性はあるの?

今でも多くの企業でPDFファイルをメールで共有する際に、PDFファイルをフォルダに格納しZIPファイルで圧縮し、そのZIPにパスワードを設定し、1通目のメールでパスワード保護されたZIPファイルを送り、その後、2通目のメールにパスワードを書いて個別送信をするという方法を行っています。

IPA(情報処理推進機構)が2012年に発行した「電子メール利用時の危険対策のしおり」には、この方法でメールを送ることが推奨されており、それによって多くの企業がこの方法を採用したのですが、この方法には多くの批判があることも事実です。

そもそもどうしてPDFファイルにパスワードをかける必要があるのでしょうか?理由は企業によってさまざまですが、主な理由は以下の3つです。

PDFにパスワードをかけることでメールの誤送信対策

メールを送った瞬間に「あ、違う宛先に送ってしまった」と気づくことはないでしょうか?送信前にあれだけ確認したはずなのに、メールを送った数秒後に違いに気づき、青ざめるような経験をしたことのある人もいると思います。そんな時にPDFファイルを始めとしたさまざまなファイルが格納されているフォルダにZIPファイルでパスワードを設定していると安心できます。

重要なファイルを誤った宛先にメール送信してしまったとしても、2通目を送る前に誤送信に気づけば、相手はパスワードが通知されないためにファイルを開くことができず、中の情報が流出するのを防ぐことができます。

PDFにパスワードをかけることで、他社への思いやり、コンプライアンスを守る

PDFファイルを始めとしたさまざまなファイルが格納されているフォルダにZIPファイルにパスワードを設定することで、情報を盗み見しにくくさせることができます。そのため、PDFにパスワードをかけるなどの対策をきちんと施すことで、相手の会社から「あの会社はセキュリティがちゃんとしているな」と思われ、自社の信頼向上に繋がる可能性があります。

PDFにパスワードをかけることで、Pマーク、ISMS認証の取得

意外と多いのがこの理由です。「うちの会社の情報セキュリティ対策はしっかりしているよ!」ということを取引先や顧客に示すために、外部の認証機関から得るお墨付きのようなものです。

PマークやISMSを取得するためには、審査機関に依頼して審査を受ける必要があります。その時に「機密情報を含むPDFファイルをメールで送信する時にはパスワードをかけてそのパスワードを別送する」というルールを作っておかないと審査が通りにくくなってしまうのが現状です。

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PDFファイルへのパスワードの設定方法は用途に合わせて使い分ける

PDF セキュリティ

PDFファイルにパスワードをかける場合、3つの方法があります。どちらにも一長一短があるので、用途に合わせてパスワードをかける方法を使い分けるようにしましょう。

方法1: PDFファイルにパスワードをかける

持っているソフトウエアやOSによってPDFファイルにパスワードをかけるやり方を選びましょう

WordでPDFファイルにパスワードをかける

WordからPDF化する時にパスワードを設定します。
[ファイル]→[名前を付けて保存]をクリック。ファイルの種類で[PDF(*.pdf)]を選択
[その他のオプション]をクリックし、[オプション]をクリック
[ドキュメントをパスワードで暗号化する]にチェックを入れて[OK]をクリック
[パスワード]と[パスワードの再入力]欄にパスワードを入力し、[OK]をクリック

PowerPointとExcelでは同様の操作をしてもパスワードをかけることができません。他の方法を使用するか、Wordに貼り付けてからパスワードを設定しましょう。

フリーソフトでPDFファイルにパスワードをかける

PDF閲覧用のAcrobat Readerというソフト(無料)では、PDFにパスワードの設定をすることはできません。有料版は決して安いソフトではないので、PDFファイルにパスワードをかけるだけであれば、フリーソフトを使用するのも手です。ただし、フリーソフトは多種多様で危険なPDF編集ソフトも存在します。よく調べて自己責任の元で使用するようにしましょう。後半でおすすめのPDF編集ソフトも紹介していますので是非参考にしてみてください。

MacでPDFファイルにパスワードをかける

Macの「プレビュー」でPDFにパスワードを設定することができます。
Macの[プレビュー]アプリケーションでパスワードを設定したいPDFを開く
[ファイル]→[書き出す]を選択し、[暗号化]を選択
(パスワードで保護されたコピーを作成し、元のPDFは暗号化しないでおきたい場合は、新しいファイル名を入力しましょう。)
パスワードを入力し、確認用にもう一度パスワードを入力
[保存]をクリック

方法2: ZIPファイルにパスワードをかける

複数のPDFファイルにまとめてパスワードを設定し、誰かに共有したい場合には、ZIPファイルに圧縮する際にパスワードを設定するのが便利です。

ZIPファイルにパスワードを設定するには、専用のソフトウェアが必要です。「Lhaplus」はWindows向けに配布されている人気のフリーソフトで、様々な形式の圧縮ファイルを作成・解凍することが可能です。すでに何かソフトをお使いであれば、そのソフトでできないか確認してみるのがいいでしょう。

Lhaplusダウンロード

方法3: 共有リンクにパスワードをかける

最近では、ファイルを共有する際にオンラインストレージサービスを利用するケースも増えてきました。Dropboxなどは、共有リンクにパスワードを設定することができます。これらのサービスを利用すると、PDFファイルへのアクセス履歴やダウンロード履歴も見ることができるため、より安全なファイルを共有することができます。

PDFファイルへのパスワードの種類は何がある?

pdf セキュリティPDFファイルには2種類のパスワードを設定することができます。

ユーザーパスワード

閲覧パスワードとも言い、PDFファイルを表示して読むことができるための閲覧許可を与えます。PDFファイルを開く時にパスワードの入力が求められます。

オーナーパスワード

権限パスワード、編集パスワードとも言い、PDFの印刷や編集不可、データの取り出しなどの機能を制限することができます。そのため、権限パスワードを知らない人はファイルを開くことはできても、印刷や編集などは行うことができません。

PDFにパスワードをかける以外にできるセキュリティ対策方法は?

ここでは、PDFファイルにパスワードを設定する以外のセキュリティ対策方法を2つご紹介します。必要に応じて、パスワード設定と併せて利用することも可能です。

編集不可としてPDFファイルを作成

PDFファイルはWordやExcelなどのファイルに比べるとテキストの変更などがしにくいですが、PDF編集ソフトを使用すれば簡単に編集ができてしまいます。他の人にPDFファイルを送信する際に、勝手に編集されないようにするためには、編集禁止の設定を行う必要があります。編集不可の設定を行うときには、権限設定に対応しているソフトを使用するようにしましょう。

PDFにウォーターマークを設定

「透かし」(ウォーターマーク)とは、文章上に表示する画像やパターンのことで、一般的には文章内容の証明や文章の不正利用を防止するために使用されます。目に見えるウォーターマークで不正利用そのものを防止することはできません。しかし、他人の写真や作品を自身のものと主張しようとする人を牽制することはできます。

PDFにパスワード設定するにおすすめなアプリ2選

ここでは、PDFファイルにパスワードをかけるのにおすすめのアプリをご紹介します。

さまざまな機能を備えたPDF編集アプリ
PDF Reader

PDF Reader

KdanのPDF Readerはテキストや画像の追加はもちろん、既存のテキストの編集機能や透かし・パスワードの追加など、他社ソフトの有料版の機能もすべて搭載されているPDF編集アプリです。

上記で紹介したユーザーパスワードとオーナーパスワードの両方を設定することができ、オーナーパスワードはPDFの印刷・編集・データの取り出しを制限することが可能です。

元のPDFファイルとは別に編集不可のファイルをコピーして作成したり、様々な透かしを用途に合わせて追加することができるなど、便利な機能が豊富に揃っています。

主な機能
・テキストや画像の追加
・既存のテキストを直接変更
・テキストにマーカーを引く
・透かしを追加
・パスワードを追加
電子サインの追加
・編集不可設定
・オンラインストレージサービスに連携可能
スキャン・OCR機能 (有料)
・変更履歴をタイムスタンプ付きで保存
・PDFページを回転・トリミング・挿入・置き換え・分割・結合など

PDF Reader無料で使ってみる:iOS .MacWindows

さまざまなデバイスに対応しているPDF編集アプリ
「Foxit PDF Reader & Editor」

PDF編集アプリ

Foxit PDF Reader & EditorはPDFの作成、編集、変換、注釈付けができる無料のアプリです。サブスクリプションを購入することで、PDFファイルからの書き出しやファイルの編集、保護などのアドバンス機能を利用することができます。

iPhone/iPadやAndroidなどのモバイル端末や、MacやWindowsなどのPCにも対応しており、無料でアドバンス機能を試すこともできます。

Foxit:iPhone/iPad版  .Android版Mac版

PDF Readerは全デバイスに対応しているPDF編集アプリ

KdanのPDF ReaderはWindowsやMac、iPhoneやiPadといったモバイル端末など、全デバイスに対応しているPDF編集アプリです。さらにWindows OSやMac OSなど、すべてのOSにも対応しています。在宅ワークや外出先での作業が多い方、さまざまなデバイスを併用して作業している方はチーム全体でいつでも、どこでもデバイスの違いを気にすることなくPDFの編集をすることができて便利です。

共有リンクを発行してメールやチャットでファイルを共有したり、DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスに連携が可能で共有リンクにパスワードを設定して安全にファイルを受け渡すことができます。

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まとめ

いかがでしたか?PDFファイルを情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクから守るためにはパスワードの設定が大切です。今回ご紹介したPDFへのパスワードのかけ方や種類、おすすめのPDF編集アプリを参考にぜひあなたに最適な方法を見つけてみてください。

作者: Takahiro Tsunematsu

日本市場のビジネス戦略やマーケティング部門担当 日本の大手企業から海外企業のコンサルを行っています! 好きなKdanのツールは「NoteLedge」

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