電子サインでビジネスを加速させる4つの方法

ここ最近ビジネスシーンで一気に普及し始めている「電子サイン」について耳にした方は少なくないと思います。署名の手続きを電子化することで事務処理のスピードアップを図ると同時に、デジタルに置き換えることでセキュリティー面での信頼性を強化し、従来の紙利用によるコストの削減も実現することができます。

今回は、電子サインアプリが選ばれている理由と、電子サインでビジネスを加速させるための3つの活用方法についてご紹介します。

 

1. 電子サインアプリが選ばれている理由とは?

最近の調査によると、70%のビジネスマンが少なくとも週に1日は外出先で作業をしています。それにともない、「いちいち会社に戻らなくても契約書を作成したい」などという、社外でも作業が可能な環境へのニーズが高まっています。

電子サインアプリ導入により手続きを電子化することで、重要な文書や契約書を効率的かつ安全に処理することができます。また、外出先でも効率的に作業ができ、社内の生産性を向上することができるため、近年多くの企業に導入されています。どこでもサインができるため、お客様も待たせないということも大きなメリットです。

では、実際に電子サインを導入することで御社のビジネスを加速させる3つの方法を紹介します。

 

2. 出張先でも契約書を簡単に作成・サイン

従来の紙による契約書の作成作業は、社内に戻らないと進められないため、出張のある多くのビジネスマンにとっては大きな悩みのタネとなっていました。しかし、電子サインアプリであるDottedSignを導入すれば、出張先からでもスマートフォンやメール、カメラからワンタップでドキュメントをインポートでき、作業場所やデバイスを問わず操作が可能です。また、契約書に日付やテキストを追加したり、担当者に署名タスクを割り当てることができます。

 

3. デバイスを横断して契約書の管理・電子サイン

DottedSignでは、デバイスを横断して契約書を管理、サインすることが可能です。AndroidやiOS端末、その他のWebブラウザでサインやドキュメントを送信することができます。

デバイスに依存しなくどこでも作業できるため、サインが必要な契約書作成時のワークフローを効率良く行えます。各デバイスから契約書ファイルを署名者やメールアドレス、ファイル名で検索し、ステータスに応じて操作をすることも可能です。

 

4. 契約書をより安全に管理

ワンタイムパスワード (OTP) 認証により、署名者の認証が確認でき、不正なアクセスからドキュメントを守ることができます。また、ドキュメントごとに利用者の名前やメールアドレス、IPアドレス、使用した端末の全てのログが残ります。ログは日付と時刻にタイムスタンプを付けて、全ての操作が記録されます。これにより、作成時、表示時、署名時など、すべてのドキュメントの変更を確認できます。

 

 

その場でサインができる対面サイン機能

DottedSign新しい対面サイン機能は、クライアントと直接会ってビジネスをおこなう全ての営業マンにとって最適なツールです。販売経営管理組合によると、営業担当者の40%が既にタブレットを持っており、販売組織の90%が近い将来タブレットへの投資を計画しているため、間違いなく電子サインはこれからますます浸透していくでしょう。 

*使い方:

対面サイン機能を使うことで、その場でドキュメントにサインが出来るため、契約書が送られるのを待つ時間や返送する手間を省けます。対面サイン機能は、DottedSignのアカウントを作成すれば誰でも利用が可能で、誰でもドキュメントにサインができます。

*使用例:

あなたは独立した請負業者で、新しい家の改修プロジェクトを検討するために新しいクライアントに会う約束をしているとしましょう。詳細はすべて完成し、クライアントは改修を始めるために契約書にサインする準備ができています。すべての作業工程を正しいワークフローに沿って進めていくために、DottedSignの電子サインサービスを使用します。ドキュメントを新規で作成する際は、作成者を自分にし、クライアントを対面サイン者に指定します。その後、モバイル端末でドキュメントに必要事項を入力し、該当書にサインをします。打ち合わせが終了するまでに、取引は完了し、契約書はサイン済みの状態で作成が完了し、クライアントも満足させることが出来ます。

 

法律に則した優れたセキュリティ性:

DottedSignはセキュリティ性も非常に優れています。署名プロセスはワンタイムパスワード検証に加えて、TLS / SSL、AES-256、およびRSA-2048によっても暗号化されます。SSOは、署名プロセスが保護されるようにするためにも使われています。DottedSignは、2000年の米国商取引法(ESIGN法)および統一電子取引法(UETA)の米国電子サインに準拠しており、署名された契約が法的拘束力を持ったものであるということを保証しています。

 

自動通知機能でワークフローをよりスムーズにする

普段ビジネスマンが文書の郵送、ファックス、もしくは手渡しにどれだけの時間や手間をかけているかご存知でしょうか。DottedSignは各サイン担当者のステータスを確認し、関係者に通知とリマインダーを自動で送信し、ビジネスマンの確認作業やフォローアップ作業の負担を軽減させます。

 

まとめ

このように電子サインアプリを利用することで、契約作業をよりスムーズに進めることが出来るのはもちろん、電子化することでセキュリティ面も強化できます。これは社内だけでなく、お客様にとっても時間や手間の削減に繋がります。また、紙の契約書を使用しない為、大幅な印刷コストの削減も実現し、会社にとっては良いことづくしのアプリなのです。さあ、今日からサイン作業はデジタルに置き換えましょう。

 

 

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