【最新版】テレワークを効率化させる4つ方法とおすすめツールを紹介

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在宅でテレワークを導入する企業や人が増える中で、さまざまなメリットを感じつつ、「自宅だとなかなか作業がはかどらない」、「社員のタスクの進捗状況が見えない」などといった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?

テレワークの場合、チームメンバーと顔合わせて作業することができないため、いかに会社にいる時と同じような感覚で効果的にコミュニケーションを取れるようにするかが重要になります。

今回はテレワークを効率化させる4つ方法をご紹介します。テレワークに最適なおすすめツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

方法1:明確な目標設定でチームの生産性をUP

チームのメンバーがリモートでも円滑に作業を進められるためには、目標設定と効果的なコミュニケーションが不可欠です。内部管理戦略として「目標と主要な結果」(OKR)を取り入れたことで、チームメンバーとリーダーが測定可能な目標を特定して追求するということが実現できました。また、さまざまなチームメンバー間で情報を共有し、問題をリアルタイムで解決するために、(リモート)スタンドアップミーティングを計画しました。それにより、全員が同じ方向を向いて進んでいくことが保証されるのです。

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方法2:タスク別のスレッドで円滑なコミュニケーションを実現

リモートで作業する場合、チームメンバー全員でまとまった時間、座って会議をする機会を確保するのが難しい場合があります。そのため、どのようにしてコミュニケーションを図るかが大きな鍵になります。

一般に公開されているサービスでは、Slackなどがよく利用されています。チームメンバーのモバイル端末に直接メッセージを送れるプラットフォームを利用して、タスクごとにグループチャットを設定することで、リモートでも円滑にコミュニケーションを図ることができます。また、プロジェクトや製品管理、カスタマーサポートなど、その他の主要な分野用チャットを用意することで、円滑かつ効果的にコミュニケーションを図ることができ、チーム内の情報共有に役立ちます。そういった使い方として他にもおすすめなのが、MondayやChanty、Notion、Troop Messengerなどです。

方法3:作業進捗の見える化で幹部の管理業務を効率化

KdanのDottedSignを使用すると、チームメンバーの作業進捗の管理や契約書・書類にリモートで電子サインをすることができます。書類はすべてクラウド上で管理され、モバイル端末やデスクトップPCなど、あらゆる端末を横断して、アプリを使って契約業務を完結させることが可能です。ドキュメントの送信や電子サインなどの作業はデジタル監査証跡によってタイムスタンプ付きで記録されます。ワンタイムパスワード(OTP)検証を送信することによって、社員のIDのセキュリティを確保でき、自動リマインダー機能を設定することで、人事チームが社員の勤務状況を把握するための方法としても利用が可能です。

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方法4:VPNとクラウド管理で会社の情報を保護

テレワークを効率的に実現させるには、端末と安全なネットワーク環境が必要です。しかし、会社のシステムにあらゆるネットワークからアクセスすると、インターネット攻撃のリスクがあります。仮想プライベートネットワーク(VPN)を使用し、テレワークをしている社員が会社のシステムにログインするための安全なチャネルを作成します。そうすることで、ドキュメントの使用状況と変更履歴を記録して、データの漏洩を回避することができます。

また、Kdan Cloudを使用して、クラウド上でファイルの管理・共有を行うことで、資料の紛失などのリスクから守ることができます。Kdan Cloudは1TBの安全なストレージを提供して、チームの各メンバーがファイルや動画、画像などを格納しておくことが可能です。クラウド上では、ファイル共有用のリンクを作成でき、プロジェクトでの共同作業も簡単に行うことができるため、誰もが効率的に作業ができます。

 

まとめ

いかがでしたか?

テレワークを導入することで、会社に出勤できない遠隔地の有能な人材を有効活用できたり、介護や育児などで離職する必要がなくなったりと企業と社員の双方にメリットがあります。テレワークの成功事例を早期に採用することで、長期的には成功と持続可能なビジネスの可能性を高めることができます。

新型コロナウィルス発生以降、Kdanは、PDFドキュメント管理やコンテンツ作成、電子サイン、クラウドコラボレーションサービスを提供し、チームのテレワークの生産性をサポートおよび、向上させています。当社のサービスの詳細につきましては、当社のWebサイト または、カスタマーサポートセンターpr@kdanmobile.comまでお問い合わせください。
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作者: Kdan Mobile

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